Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Virtuelle Assistenz?
Eine Virtuelle Assistenz ist eine unabhängige Dienstleisterin, die Unternehmen und Selbständigen ihre Unterstützung bei administrativen, technischen oder kreativen Aufgaben anbietet.
Das ist eine sehr allgemeine Definition. Eine Virtuelle Assistenz ist viel mehr als das.
Tauchen wir für einen kurzen Moment ein in deinen Alltag.
Du kennst es garantiert. Dein E-Mail-Postfach ist voller Nachrichten, die beantwortet werden sollen. Ein gewisses Thema steht zur Recherche an. Verflixt, jetzt klingelt auch noch das Telefon.
Ach ja, und der Newsletter muss auch noch fertiggestellt werden.
Oh man, wie ging das nochmals mit der Kampagne anlegen?
Natürlich besteht die Möglichkeit, sich einzulesen, Videos zu dem Thema zu schauen oder sich einfach so durch die Thematik zu arbeiten. Doch das kostet alles sehr viel Zeit. Zeit, die man nicht hat, sich irgendwo abzweigen muss. In den häufigsten Fällen wird entweder die Schlafenszeit reduziert oder die Familie muss zurückstecken.
Auf Dauer macht das nicht glücklich. Es führt zu negativem Stress.
Nachfolgend gebe ich dir eine kleine Übersicht über Arbeiten, die sehr einfach und problemlos an eine Virtuelle Assistenz vergeben werden können.
Tätigkeiten für eine Virtuelle Assistenz
*E-Mail-Management
*E-Mail-Marketing
*Kalenderverwaltung
*Transkription
*Dateneingabe
*Social Media-Management
*Buchhaltung
*Recherche
*Schreibarbeiten
*Kundensupport
*Content-Erstellung
*Texten
Je nach Unternehmen kann diese Liste selbstverständlich angepasst und erweitert werden.
Gedanken zu den zu vergebenden Aufgaben
Definiere die abzugebenden Tätigkeiten. Das reduziert Rückfragen, verkürzt die Einarbeitungszeit und führt zu besseren Ergebnissen.
Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Eventuell soll deine neue VA in deinem Namen agieren und benötigt Zugriff auf dein Profil und Logindaten. Falls Dokumente abgespeichert werden müssen, ist zu klären, wo dies geschehen soll. Hier bieten sich Cloudlösungen an.
Vorteile einer VA
Zeitersparnis: Die VA übernimmt Aufgaben, die deine Zeit zu sehr in Anspruch nehmen, wie z. B. das Organisieren von Terminen oder das Erstellen von Dokumenten, sodass du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst.
Kosteneinsparungen: Eine VA ist in der Regel günstiger als ein Angestellter vor Ort, da keine Lohn- und Sozialversicherungskosten anfallen.
Flexibilität: Eine VA kann von überall aus arbeiten und ist daher unabhängig von deinem Standort.
Skalierbarkeit: Eine VA kann je nach Bedarf eingesetzt werden und je nach Aufgabenbereich skaliert werden.
Spezialisierung: Eine VA kann auf bestimmte Fähigkeiten oder Branchen spezialisiert sein, was die Effizienz und Qualität der Arbeit erhöht. Du bekommst eine ExpertIn an deine Seite.
Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit: Eine VA kann Aufgaben zu jeder Zeit erledigen, was die Produktivität erhöht.
Erhöhung der Effizienz: Eine VA kann Prozesse automatisieren und standardisiere. Das erhöht die Effizienz und reduziert die Fehler.
Für wen ist eine Virtuelle Assistenz sinnvoll?
- Eine VA kann dir als Unternehmer und Selbstständigen dabei helfen, deine Zeit effektiver zu nutzen, indem sie Aufgaben übernimmt, die deine Zeit in Anspruch nehmen oder die dir einfach nicht liegen bzw. dich nerven.
- In kleinen Unternehmen kann dir eine Virtuelle Assistenz helfen, Kosten zu sparen. Sie übernimmt die Aufgaben, die normalerweise Angestellte erledigen. Für dich als Unternehmerin heißt das, es fallen keine Abgaben für Lohn- und Sozialversicherung an.
- Unternehmen mit saisonalen Schwankungen wissen eine VA besonders zu schätzen. Sie unterstützt in Zeiten höherer Arbeitsbelastung, ohne dass neues Personal eingestellt werden muss.
- Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren doppelt von einer VA. Einerseits ist eine Virtuelle Assistenz gewohnt, ortsunabhängig zu arbeiten. Sie arbeitet selbständig, strukturiert und effizient. Andererseits übernimmt sie Aufgaben, die evtl. mehrere Standorte betreffen und kanalisiert abgearbeitet werden können.
- Mir war selbst nicht bewusst, dass eine VA auch Menschen mit Behinderungen oder Einschränkungen hilfreich zur Seite stehen kann. Hier liegt das Augenmerk auf der Unabhängigkeit und Selbstständigkeit der betroffenen Person. Die VA übernimmt Aufgaben, die ihnen Schwierigkeiten bereiten würde.
Toll, oder?
Wie läuft die Kommunikation ab?
Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Kunden erfolgt über E-Mail, Telefon, Chat oder Video-Konferenzen. Um nicht aneinander vorbeizutelefonieren, wird vorgängig ein Termin mit dem gewünschten Kommunikationskanal vereinbart, ggf. ein Zoom-Link verschickt und das war es schon.
Meist werden die zu erledigenden Aufgaben remote, also übers Internet abgewickelt und entsprechend übermittelt.
Bist du neugierig geworden und möchtest weitere Informationen? Dann melde dich gerne bei mir.